Connect 4 Systems - كيفية ادارة المخازن ومراقبة المخزون

إدارة المخزون 

إن مفهوم إدارة المخزون هو مصطلح يدل على كيفية إدارة مخزون أصنافك بشكل يتماشى مع طبيعة نشاطك كما أنها عملية متابعة وتنظيم المنتجات في المدة التي تحددها لذا فمن المهم تحديد أهمية إدارة المخزون وإدارة أصنافك وكيفية الحفاظ عليها وإدارة حسابات مخزونك بشكل صحيح هنا  سنتعرف على مدى أهمية وكيفية إدارة مخزونك. 

مشاكل المخازن  

تكمن بعض مشاكل المخازن في عدة نقاط بسيطة يمكننا توضيحها وهي: 

1. عدم تحديد النقص في وقت مبكر. 
2.  المخزون المتعثر في المستودع. 
3.  الإفراط في المخزون في المخازن و العجز عن بيعه بسرعه .
4.  سرقه الموظف. 

عدم تحديد النقص في وقت مبكر 

الأنشطة التجارية دائماً ما تكون بحاجة إلى عدد من الأصناف وتتفاجئ أنها لا تمتلك ما يكفي في المخزون وبحاجة إلى شراء كمية من تلك الأ.صناف ف الحال ولكن يمكن ان يتسبب هذا في إبطاء عملية التوريد ويضعك في حالة عدم تلبية طلب العملاء ويؤدي إلى سوء العلاقات مع العملاء، لذا ينبغي عليك مراجعة المخزون على أساس منتظم للتأكد من وجود المنتج بكميه كافية في فى المخزن. 

المخزون المتعثر في المستودع 

مفهوم المخزون المتعثر هو المخزون الموجود منه كمية لا بأس بها ولكن يجب أن يتم بيعها في أقرب وقت لقرب إنتهاء تاريخ صلاحيتها وهذا ما يحدث في معظم الأنشطة التجارية وخصوصاً في أنشطة المواد الغذائية والبقالة والأعلاف وكل ماهو معتمد على تاريخ الصلاحية لذا يجب عليك أن تكون على علم ومتابعة لتلك الأصناف. 

الإفراط في المخزون في المخازن و العجز عن بيعه بسرعه 

هذه المشكلة تحدث عندما تفرط في شراء صنف معين لعدم علمك أن لديك من هذا الصنف كمية متوفرة بالمخزن وقد وصلت للحد الأقصى وهذا هى المشكلة الأكثر شيوعا بالنسبة لمعظم الأنشطة والمخازن كما أن التدفق النقدي يأتى من تحريك المخزون فإذا كان النشاط يشتري كمية من الأصناف كمخزون ولا يتم بيعه فإنه يؤدى الى فقدان المال. 

سرقه الموظف 

من أسباب مشاكل المخزون والتسبب في خسارته هو سرقة الموظفين الداخليين، سرقة الموظف تؤدي إلى خسائر كبيرة مع مرور الوقت وهذا يأتي من عدم متابعة حركة الموظفين وأيضاً عدم متابعة العمل بشكل يومي وجرد المخزون لذلك لا تلاحظ السرقه عند إعادة فرزها للجرد السنوي. 

مشاكل الجرد 

تتعدد مشاكل الجرد والذي يؤثر بشكل عام على حسابات نشاطك أو شركتك وبشكل خاص يؤثر على مخزونك وأرباحك لذا تتمثل مشاكل الجرد في عدة نقاط : 

1. الجرد بإستخدام الكتابه فى الدفاتر مما يعرضها الى الإهلاك أو الضياع.  
2.  إتباع طريقة الإملاء مما يعرضك للخطأ وعدم الدقة . 
3. التعرض لإهلاك الأصناف أثناء عمليات الجرد المتكررة.  
4.  صعوبة الجرد تجعلك تقوم بجرد مخازنك على فترات متباعدة جداً.  

أخطاء شائعة في إدارة المخزون 

1- تسجيل بعض الأصناف المستديمة كأصناف استهلاكية و العكس أيضاً. 

2- الشطب بالدفاتر المخزنية أو المالية. 

3- عدم قيد قيمة الأصناف المنصرفة بإذن الصرف. 

4- استلام دفاتر مالية أو مخزنيه من المخازن بدون التأكد من سلامتها و سلامة عدد أوراقها. 

5- تلحيق دفتر مالي بدفتر أخر في التحصيل. 

6- عدم إرسال كشوف الجرد إلي مراقبة العهد بالمخازن بعد انتهاء الجرد مباشرة .

كما نرى فإن معظم مشاكل إدارة المخزون والجرد تكمن في إستخدام الأوراق والمخازن والحل الأمثل لهذه المشاكل هو إمتلاك نظام محاسبي يعمل على حل هذه المشاكل لذا نقدم لك اليوم برنامج إدارة المخزون والمخازن والمستودعات الذي يمكنك من ربط جميع  ( مخازن – إدارة – حسابات ) في قاعدة بيانات واحدة مسجلة على جهاز الكمبيوتر مما يجنبها التعرض للإهلاك. 

مميزات افضل برنامج حسابات ومخازن

1- تسجيل الاصناف .

2- إدارة كاملة لعمليات البيع والشراء .  

3- إدارة المخازن وما فيها من تسويات وهوالك. 

4- إدارة العمليات الخاصة بالخزن والبنوك .

5- إدارة عمليات الجرد بشكل يومي ، أسبوعي ، شهري و سنوي. 

6- ادارة الحسابات.  

7- ادارة شئون الموظفين.  

8- ادارة التقارير وطباعتها. 

مميزات عامة لبرنامج إدارة المخازن

يعد برنامج كونكت 4 سيستمز من افضل برامج المخازن لإدارة الأنشطة التجارية من خلال عدة مميزات تساعدك على ادارة النشاط التجارى بكل سهولة منها : 

1- اضافة عدد لا نهائى من الأصناف .

2- اضافة المخازن و تحديد المسئول عن كل مخزن. 

3- تصدير و إستيراد الأصناف من شيت الإكسيل. 

4- تسوية كميات الأصناف والمنتجات. 

5- إدارة كل من أقسام الحسابات و المبيعات و المشتريات بالتفصيل. 

6- ربط الفروع على قاعدة بيانات واحدة. 

7- البرنامج يعمل بشكل كامل على نظام الدورة المحاسبية. 

8- عمل أكثر من 250 تقرير مفصل لمتابعة سير العمل. 

10- عمل ميزان المراجعة و قائمة الدخل و تقرير الربحية. 

11- تحديد صلاحيات المستخدمين على البرنامج على حسب عملهم .

12- عمل فواتير المبيعات و المشتريات .

13- تسجيل وأرشفة تفاصيل الفواتير والموردين .

14- عرض الأسعار، وإصدار إيصالات وتسجيل المبيعات. 

15- عرض أسعار السلع شاملة .

16- تسجيل قيمة الأصول و رأس المال و قيمة الهالك .

17- تسجيل الخزائن و البنوك و الشيكات و القروض و السلف .

18- اضافة حسابات وبيانات العملاء و الموردين و المندوبين و الشركات.