Connect 4 Systems - توليد ميزان المراجعة لأكثر من مليون قيد محاسبي أصبح أسرع بثلاث مرات
تعرّف كيف تمكّنا من تسريع عملية إغلاق الحسابات بنسبة تصل إلى 60٪ في ERPNEXT
في يناير 2023، أفاد البنك الاحتياطي الهندي (RBI) عن حجم مذهل تجاوز 8 مليارات معاملة تمت معالجتها عبر شبكة UPI في الهند، وهو أعلى رقم منذ إطلاقها في عام 2016. ومع تسارع وتيرة المعاملات المالية بشكل كبير، أصبحت الحاجة إلى ممارسات محاسبية أسرع ضرورة لتلبية متطلبات السوق.
ومع هذا النمو، تزداد التعقيدات، مما يخلق تحديات كبيرة عند إعداد التقارير المالية وإغلاق الدفاتر في نهاية السنة المالية. حجم الوقت والموارد المطلوبة للتعامل مع هذه العمليات المحاسبية المعقدة يمكن أن يُرهق فرق المحاسبة، ويتركهم غارقين في بحر من المهام.
بالنسبة للشركات التي تتعامل مع ملايين المعاملات، تصبح التعقيدات التقنية أكثر تعقيدًا، حيث يتعين عليها التعامل مع كميات ضخمة من البيانات المالية وضمان دقتها. ونتيجة لذلك، تصبح عملية إغلاق الحسابات أكثر صعوبة. في بعض الحالات، قد يستغرق إنشاء قسائم إغلاق الفترة (PCVs) عدة ثوانٍ طويلة.
وقد حدث هذا السيناريو مع أحد عملائنا في مارس 2023، حيث أبدوا قلقهم بشأن أداء التقارير. في البداية، بدا أن المشكلة مرتبطة بتعقيدات في منصة الاستضافة الخاصة بنا. ولكن بعد الفحص الدقيق، اكتشفنا أن التقارير كانت تُلغى قبل اكتمالها بسبب تنفيذ استعلامات طويلة.
🔍 كشف عن عنق الزجاجة
هل تساءلت يومًا لماذا يستغرق حساب أرصدة الحسابات وقتًا طويلًا، حتى عندما لا تكون هناك تغييرات كثيرة في قيود دفتر الأستاذ؟ في معظم الأنظمة المتكاملة، تقوم التقارير والوظائف بتمشيط جميع قيود دفتر الأستاذ السابقة، والتي قد تمتد لعدة سنوات، مما يؤدي إلى تأخيرات كبيرة وفشل في التنفيذ لدى المستخدمين الذين يديرون عددًا كبيرًا من القيود.
ولهذا السبب، في حالة العميل الذي لديه أكثر من مليون قيد، لم يتمكن النظام من معالجتها بكفاءة. ونتيجة لذلك، تجاوزت هذه الاستعلامات الطويلة الحد الزمني المسموح به، مما أدى إلى انتهاء المهلة.
🛠️ معالجة التحدي
عمل فريق التطوير لدينا بجد لمعالجة هذا التحدي، وابتكر حلاً أنيقًا يتمثل في ميزة جديدة في ERPNext تُعرف باسم "رصيد إغلاق الحسابات" (Accounts Closing Balance).
تستخدم هذه الوظيفة آلية حساب مسبق لتحديد وتخزين الأرصدة الخاصة بالتقارير المالية وتقارير ميزان المراجعة، مما يؤدي إلى عملية إغلاق حسابات سريعة وفعالة. من خلال حساب الأرصدة مسبقًا لفترات زمنية محددة، يمكن للمستخدمين الاستفادة من تحسين كبير في الكفاءة.
ولتوضيح تأثير هذه الميزة، خذ مثالًا على إنشاء تقرير ميزان المراجعة في موقع يحتوي على 1.5 مليون قيد. بدون هذه الميزة، يستغرق التنفيذ حوالي 21 ثانية. ولكن مع تفعيل ميزة الحساب المسبق، يمكن تسريع التقرير ليتم إنشاؤه في 8 ثوانٍ فقط.
وبالنظر إلى ظروف العميل، قرر فريقنا تنفيذ هذه الميزة، مما أدى إلى تسريع إنشاء التقارير وتحسين استخدام الموارد.
الميزة، المدمجة بسلاسة مع قسيمة إغلاق الفترة (PCV)، تقوم بالتقاط قيود دفتر الأستاذ العام (GL) حتى تاريخ النشر المحدد في القسيمة. من خلال آلية الحساب المسبق وتخزين الأرصدة، يمكن الآن إنشاء التقارير المالية وميزان المراجعة بسرعة غير مسبوقة، مما يبسط بشكل كبير مهام فرق المحاسبة.
علاوة على ذلك، يتم الحفاظ على سلامة البيانات، حيث لا يمكن تعديل القيود السابقة إلا بعد إلغاء قسيمة إغلاق الفترة المرتبطة بها، مما يضمن نزاهة البيانات.
هذا التحسين يُبسّط عملية المحاسبة، مما يمكّن فرق المحاسبة من تخصيص وقتهم وجهودهم لمهام أخرى أكثر أهمية.
وباختصار، تتيح لك هذه الميزة إنشاء تقارير ميزان المراجعة وتنفيذ الوظائف بوتيرة أسرع، مع تقليص وقت المعالجة بنسبة تصل إلى 60٪ مقارنة بالسابق. حالياً، الميزة متوفرة في المرحلة التجريبية (Beta) لجميع المستخدمين الذين يستخدمون فرع التطوير (develop branch) في ERPNext، وسيتم إطلاقها لجميع المستخدمين في المستقبل. نشجعك على الترقية إلى أحدث إصدار لتعزيز كفاءة بياناتك المالية اليوم
No comments yet. Login to start a new discussion Start a new discussion